國立中正大學各類服務、申請案一覽表(學生相關)

校級交換計畫說明會PPT(2017.2.23)

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科技部補助國內研究生出席國際學術會議常用問題集

104年12月修正

一、申請時間與審查時間：

問題：

本人開會日期為8月31日至9月5日，今7月1日提出申請，是否符合規定？

 

回答：

(一)申請時間： 

申請人(教育部立案之國內非在職專班博、碩士班在學研究生)必須配合申請機構，最遲須於會議前一個月之首日前，至科技部網站首頁線上使用所註冊之帳號與密碼進行登入，傳送相關資料，確認送出至申請機構(請申請人通知申請機構)後，申請機構(承辦單位:研發處或國際事務處)於會議前一個月之首日將案件自線上送達科技部(不需再發函至科技部)，逾期不受理。

(備註:會議前一個月之首日若遇國定假日或週六、日，則延至次一上班日)；故本案8月31日會議之申請人與申請機構最遲須於7月1日前提出，逾期不受理。

(二)審查時間：

科技部自線上收到申請機構送達之案件後，將進行學術審查，一個月內函復審查結果；必要時，得延長審查作業時間，審查結果將以公文函知申請機構。 

 

二、 申請資格之限制：

 

問題(一)：

若申請人與指導教授為論文合著者，是否可同時向科技部申請補助？

 

回答(一)：

依據科技部補助國內研究生出席國際學術會議作業要點第六點規定：論文為合著者，每一篇論文以補助一人發表為限。

 

問題(二)：

申請人於今年11月份向申請機關提出明年2月出席國際學術會議，並獲科技部補助，請問同一會計年度內以補助一次為限，請問是以申請日期還是以會議日期計算一次？

 

回答(二)：

申請人在同一會計年度內以補助一次為限。政府會計年度為每年1至12月，故申請人今年11月份向申請機構申請明年2月出席國際學術會議，並獲科技部補助，則明年舉辦的會議就不可再提出申請。

 

問題(三)：

我目前就讀碩士在職專班，請問可以提出申請嗎？

 

回答(三)：

依據科技部補助國內研究生出席國際學術會議作業要點第三點規定:申請資格為教育部立案之國內非在職專班博、碩士班在學研究生，故資格僅限碩(博)在學一般研究生，不包括在職專班、科技專班、學分班、函授班、EMBA等。

 

三、申請案取消程序及注意事項：

問題(一)：

本人於今年4月份同時獲得科技部及其他機構之補助已於7月份前往英國參加國際學術會議，然想保留科技部這筆經費至同年11月初赴日本參加另一個會議(並非原科技部審查通過之案件)，請問這樣可以嗎？

 

回答(一)：

本部核定審查通過之案件為7月份前往英國參加國際學術會議，並非11月初赴日本參加國際學術會議，故科技部將不予報銷11月初赴日本參加國際學術會議之經費。

 

問題(二)：

申請人同時獲得科技部與其他單位之補助，想取消科技部這項補助款，請問：

(1)此案能否撤案？若要撤案，如何撤案？

(2)撤案後，本年度是否仍可以再重新申請出席其他會議？

 

回答(二)：

(1)請申請人通知申請機構承辦人，請申請機構發公文至科技部辦理撤案。

(2)經申請機構來文撤案後，申請人本年度仍可以再重新申請出席其他國際學術會議。

 

四、申請案報銷時間及注意事項：

問題(一):

(1)辦法中有規定「因故無法搭乘本國籍班機者，應填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書，經申請機構首長或授權代理人核定後改搭乘外國籍班機」，請問所謂申請機構首長是指研究所所長，還是指校長？ 

(2)於網頁上並未看到「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」，請問應到何處下載？

 

 

回答(一)：

(1)「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」中所指之申請機構首長為校長。

(2)「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」可向貴校會計單位或庶務科索取。

 

問題(二)：

(1)不知參加會議報告可有範本或既定格式可供參考?

(2)我於5月10日至5月15日出席國際學術會議，請問何時要辦理經費報銷？

(3)如申請人未出席會議發表論文，那此次參加會議已繳付之「註冊費」，是否可以核銷？另會議之報告是否仍需要繳交？

(4)按照補助辦法的細節，需於「最直接航程」無本國籍飛機情況下方可搭乘外國籍班機。所謂的「最直接航程」是否是指「直飛」的意思？因本人查詢國內並無直接至基督城之班機，而只有到奧克蘭，而之後需要再轉搭紐西蘭國內的班機，但是新加坡航空公司有直飛基督城的班機，所以按此我是否可以選擇搭乘新航？

 

回答(二)：

(1)出國報告格式：請參考「科技部補助國內研究生出席國際學術會議報告」。

(2)申請人應於會議截止日起算15天內，完成出國報告、並向申請機構辦理經費報銷，由申請機構會計室審查單據符合規定後向科技部辦理經費報銷。

(3)未出席會議註冊費就不能報銷；亦毋須繳交報告。

(4)可選新加坡航空公司，但必須向學校填寫申請表，併同報帳憑據留在貴校會計室，待科技部派員就地查帳。惟核銷金額仍以科技部補助金額額度為限。

 

 

科技部補助國內研究生出席國際學術會議申請及報銷注意事項

104年12月修正

一、申請人(教育部立案之國內非在職專班博、碩士班在學研究生)必須配合申請機構，最遲須於會議前一個月之首日前，至科技部(以下簡稱本部)網站首頁線上使用所註冊之帳號與密碼進行登入，傳送相關資料，並確認送出至申請機構，申請機構(承辦單位:研發處或國際事務處)於會議前一個月之首日將案件自線上送達本部(不需再發函至本部)，逾期不受理。

(備註:會議前一個月之首日若遇國定假日或週六、日，則延至次一上班日)。

 

案例：6月份之會議，申請人必須配合申請機構，最遲須於5月1日前線上申請送出，申請機構則必須於5月1日將申請人名單自本部線上彙整，傳送至本部。若國際會議日期屬跨月份，6月30日至7月1日，仍屬6月份之會議，申請人與申請機構向本部申請之日期同上所述。

 

二、審核：本部收件後，由本部相關學術司進行審查，一個月內函復審查結果；必要時，得延長審查作業期間。申請人若迫於開會時效，請自行考量是否先出國，機票收據抬頭填寫申請機構、個人或本部皆可，回國後再視審查結果，確定是否獲補助。獲補助者應於會議結束返國後15日內完成經費報銷。

 

三、經費報銷時，申請人需先於線上繳交出國報告，再於線上登打機票款及註冊費(總額不得高於本部補助金額)，完成後將報銷單據送申請機構審查，經申請機構審查無誤後，由申請機構發函並檢附領據、收支報告表、本部核定函向本部辦理結報，另申請人所有單據皆需妥存於申請機構，以供本部與審計機關查核。

 

四、機票須為臺灣抵達國外之最直接行程，且須購買國內航空公司之機票。如無法搭乘本國籍班機，報銷時請向申請機構索取並填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書，連同其他單據妥存於申請機構。

 

五、凡已獲本部「研究生出席國際會議」補助之申請人，其出國費用(機票費及註冊費)須在受補助總經費下報支，至於其他歸屬出席該次會議但未受補助之項目(例如:日支生活費)，亦不得報支於任一受本部補助之專題研究計畫項下；至於能否報支於非屬本部補助之其他部會經費(例如:教育部)，則依各校權責規定辦理。

六、核銷程序

A、線上繳交報告及線上核銷金額資料：

繳交紙本資料前，申請人須於15日內在科技部網站以個人帳號登錄，線上繳交出席國際會議報告並填寫核銷金額(※請注意須與紙本核銷資料金額相同)後按送出，俾利國際處列印收支報告表函送科技部。


B、紙本資料：

申請人於返國後15日內繳交以下文件至國際處(請先送系所完成核章後，請送國際事務處、主計室及秘書室確認核銷金額並核章後，最後送國際事務處彙整，辦理經費核銷事宜)，格式請參考附件
1.支出憑證黏存單(受款人請填寫名字+身分證字號)
2.國外出差旅費報告表
3.電子機票、來回機票登機證
4.旅行業代收轉付收據、註冊費收據、繳費證明(ex.刷卡證明、匯款單)
5.出國前一天銀行即期賣出匯率
6.會議流程
7.出席國際會議報告上傳截圖
8.獲科技部補助公文

有下列情形所需繳交之文件
1.申請人獲兩項(含)以上補助者-->支出分攤表
2.未搭乘國內航班者-->因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書

＊請詳附件「科技部補助核銷流程」

106學海系列獎學金說明會PPT(2017.2.23)

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